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Sube a mi nube, Nubeluz

Seguro que el término Cloud Computing ya no es exclusivo de las conversaciones entre los “techies” de la oficina. Sospecho que pocos son quienes realmente saben de qué va la cosa y quizás los CSP (Cloud Service Providers) estén apostando a que mientras más familiar sea el término, más fácil será convencernos de que no hay nada por qué preocuparse.

No somos pocos los que pensamos que los principales puntos críticos de esta tecnología recaen en la confidencialidad de la información y la responsabilidad derivada de incidentes relacionados con este servicio. En este sentido, vale la pena dar un vistazo para ver si existe regulación o algún tipo de guía sobre la nube.

España y Europa

Hace unas semanas la Agencia Española de Protección de Datos junto al Consejo General de la Abogacía Española publicaron el informe titulado “Utilización del Cloud Computing por los despachos de abogados y el derecho a la protección de datos de carácter personal” (aquí). Este documento ofrece orientación sobre los aspectos a tomar en cuenta en caso quisiéramos contratar estos servicios, considerando como base 3 aspectos claves:

  • Responsabilidad sobre el tratamiento de los datos, así como la normativa y jurisdicción aplicables.
  • Seguridad y confidencialidad de los datos.
  • Aspectos técnicos y jurídicos del contrato que debe firmarse.

Documento por demás valioso tomando en cuenta que los abogados son depositarios de la información de sus clientes, y como tales, tienen el deber de guardar la privacidad de la misma, así como el secreto profesional.

A principios de año la European Network and Information Security Agency (ENISA) publicó “A guide to monitoring of security service levels in cloud contracts” (aquí), una guía práctica para verificar que se cumplan todos los aspectos relacionados con la seguridad de la información. Si bien está enfocada al sector público, funciona perfectamente para el privado.

La misma Agencia publicó tiempo atrás la Cloud Computing Risk Assessment (tiene versión en español) que presenta un exhaustivo análisis de las ventajas, riesgos y vulnerabilidades de la nube (como para que no nos cuenten cuentos). Además, incluye criterios para evaluar riesgos, comparar ofertas de distintos CSP y asegurar un adecuado nivel de servicios. Muy didáctico, porque lo desarrollan tomando como escenario un caso de migración de una MYPE hacia la nube.

Vayan hasta el final de este documento, que trae como anexo un análisis de cinco cuestionamientos legales que suelen preocuparnos a quienes miramos con cierta expectativa a este nuevo paradigma, como son:

  • Protección de datos (disponibilidad, integridad y garantías)
  • Confidencialidad
  • Propiedad intelectual
  • Negligencia profesional
  • Servicios de subcontratación y cambios de control.

Estados Unidos

Desde 2010 EE.UU cuenta con un plan llamado Cloud First y la Federal Cloud Computing Strategy, enfocados a reducir la infraestructura informática tradicional en manos de las entidades de gobierno, migrándola a la nube en aquellos casos que sea más eficiente términos operativos y económicos.

En esa línea, The Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) es un programa creado por (y para) el gobierno estadounidense que responde a le necesidad de estandarizar criterios de evaluación y supervisión de servicios ofrecidos en la nube. Funciona así:

  • Los CSP deben implementar los requisitos de seguridad de la FedRAMP (basados en Federal Information Security Management Act – FISMA y la NIST 800-53)
  • Contratar los servicios de una empresa que audite sus servicios y productos (hay una lista de auditoras certificadas).
  • Luego de pasar la auditoría la FedRAMP incluye al CSP en su registro de proveedores homologados.

El objetivo es evaluar sólo una vez a los proveedores y que las agencias de gobierno utilicen estos resultados tantas veces como sea necesario, evitando repetir procesos de selección una y otra vez.

Si bien el enfoque es para las agencias de gobierno norteamericanas, se rescatan criterios interesantes que se pueden implementar en el sector privado.

Epílogo

En verdad el hemisferio norte siempre está a la vanguardia en temas tecnológicos, así que quienes tenemos en la mira cambiar nuestra “gestión de activos” por una “gestión de servicios” contamos con un material valioso y de lectura obligatoria. No hay pretextos.

Sin embargo, situándonos por este lado del hemisferio, la regulación es casi nula, por lo que habría que utilizar otras herramientas antes de tomar una decisión tan importante y de tanto impacto. Ya será para la próxima.

Profesionales y iPads: aplicaciones esenciales


Una de las principales ventajas del entorno iOS es la gran oferta de aplicaciones gratuitas y de pago disponibles a través del AppStore. Se trata de un mercado tan sofisticado que existen aplicaciones que apuntan a nichos muy específicos y tareas muy particulares. En esta primera entrega, cubrimos las aplicaciones que pueden resultar más útiles a un profesional del derecho o actividades afines. Las aplicaciones recomendadas figuran en negrita.

Lectura de documentos

Uno de los principales beneficios de una tablet es revisar documentos sobre la marcha. Hay aplicaciones pre instaladas que permiten leerlos, pero también es necesario agregar anotaciones, resaltar párrafos, eliminar páginas o realizar búsquedas al interior del contenido de ellos; además de organizarlos en carpetas. Si queremos compartirlos a través del correo o discos virtuales, el formato de salida será un PDF compatible con Adobe Reader y similares.

Programas de oficina

Para quienes nos vemos obligados a editar documentos de Microsoft Office, no queda otra que adecuarnos a las aplicaciones de oficina desarrolladas para tablets (mientras esperamos que Microsoft lance su versión para estos dispositivos). Pueden revisar mi post anterior sobre el tema.

Procesadores de Texto

Hojas de cálculo

Presentaciones

Blocks de notas

A diferencia de un procesador de texto, con un block podemos tomar notas rápidas, sea con el teclado, a mano (utilizando un lapicero stylus o el dedo) o grabando audios. Es útil para escribir mientras participamos de reuniones, conferencias o para recopilar ideas sobre algún tema. Algunas aplicaciones también permiten convertir el texto manuscrito en digital.

Sólo manuscritos

Ambos estilos

Transferencia de documentos 
Quienes trabajamos en una tablet nos damos cuenta de la necesidad de acceder a la información desde diferentes puntos. Por ello existen aplicaciones que ofrecen el servicio de alojamiento de archivos en la “nube”, a manera de discos duros virtuales. Hay versiones gratuitas que otorgan hasta 2 Gb de espacio; y, en caso se requiera, se puede pagar una mensualidad por un espacio mayor.

También hay aplicaciones gracias a las cuales podemos recordar cosas pequeñas: párrafos de textos, links a páginas web, anotaciones, imágenes, etc., que estarán igualmente almacenadas en internet, pero con la ventaja de ser catalogadas con etiquetas para su fácil ubicación.

Mapas mentales

Sirven para representar gráficamente un proceso a través del uso de palabras, ideas, tareas u otros conceptos relacionados, organizándolos alrededor de una idea central y utilizando elementos visuales (recuadros, líneas, colores, etc). Muy útil para organizar proyectos, diseñar estrategias, desarrollar la capacidad de síntesis y análisis, así como mejorar el manejo de tiempos y, de paso, estimular la creatividad.

Lectores de contenidos

Siempre necesitaremos estar al tanto de lo último publicado en los medios y con estas aplicaciones estaremos siempre al día. Algunos de ellas son compatibles con contenidos RSS (Google Reader, por ejemplo); otras permitirán acceder a los últimos números de revistas profesionales o de entretenimiento (previa suscripción). También se enlazan con aplicaciones que permiten leer el contenido offline y compartirlas en redes sociales.

Tipo Magazines

Lectores RSS

Necesito editar documentos en mi iPad, ¿qué aplicación compro?


Lo primero que hay que dejar claro es que no hay aplicación en las tablets que permita migrar al 100% un documento desde Microsoft Word. Siempre existirán errores, así que a aquellos que quieren tener un control completo de sus documentos en su iPad tendrán que esperar a que Microsoft lance su aplicación.

La oferta para procesadores de texto es larga la AppStore: Pages, Documents To Go, Quickoffice, Office2 HD, entre otras. Sin embargo, he elegido los que considero más útiles por (1) el resultado cuando abrimos un .docx; y (2) lo intuitivo para crear documentos en el iPad.

Como ya lo señalé, utilizar una tablet para redactar documentos complejos no es muy buena idea. Si no tienen otra opción, mi primera sugerencia sería comprar un teclado externo. La segunda, si son de los que van editando a cada instante, asegurarse que el programa se conecte con repositorios externos (DropBox, Box.net, o similares servicios de cloud storage).

Entonces, ¿qué comprar? Mi primera opción es Documents to Go, si van a editar muchos documentos de Word creados en sus computadoras. Pero si van a redactar desde el iPad para luego continuar en sus PC, vayan por Pages. No siendo muy caros, recomendaría instalar ambos.

Pages (US$ 9.99)

Es el procesador nativo de iPad y en verdad coincido con quienes lo califican como el mejor, siempre que iniciemos la redacción en él. No sólo posee una presentación elegante,  sino que la ubicación de la barra de herramientas facilita la escritura.

Sin embargo, como toda aplicación para tablets, no está exenta de limitaciones: la compatibilidad para abrir un .docx no es muy buena (mejor resultados ofrece Documents to Go).  Tampoco permite guardar en DropBox, Box.net o GoogleDocs, así que sólo queda utilizar el iWork, el iTunes o el correo electrónico.


Funciones

  • Fuentes (tiene más de 50 tipos)
  • Formato de fuentes (negrita, cursiva, subrayado, tachado)
  • Estilo de párrafo (título, subtítulo, etc)
  • Formato de párrafo (alineación, sangrías, columnas, interlineado)
  • Viñetas
  • Insertar imágenes, tablas, gráficos o figuras
  • Agregar encabezados y pie de páginas
  • Cambiar ancho y alto de la página (A4 y Carta)
  • Contador de palabras
  • Buscar y reemplazar palabras
  • Ortografía
  • Opciones de envío, sea en formato PDF, Word o el original (.pages)

¿Qué no se visualiza en la migración de un .docx?

  • Control de cambios (los cambios aparecen aceptados automáticamente)
  • Hipervínculos internos
  • Tabulaciones con puntos
  • Notas al pie de página y notas al final del documento se fusionan y se visualizan al fin.

Documents To Go (US$ 9.99 y US$ 16.99)

Esta aplicación no solo sirve para editar documentos de Word, sino también los Excel y Power Point (este último solo disponible con la versión Premium).

Supera de lejos a Pages para trabajar documentos creados originalmente en Word que contengan muchos formatos (comentarios, control de cambios, etc). Si bien hay algunas funcionalidades que no pasan, el resultado es bueno. Dispone de una versión para Windows que permite sincronizar los documentos trabajados entre los dispositivos móviles y la laptop (vía wireless). Además, lo mejor es que la versión Premiun permite almacenar y sincronizar con nuestra cuenta de DropBox, Box.net, GoogleDocs y otros.

Sin embargo, la principal crítica que recibe esta aplicación es que la versión para el iPad es la misma que para el iPhone, aunque adecuada a una pantalla más grande. La ubicación de barra de herramientas (en la parte inferior de la pantalla) queda oculta cuando activamos el teclado, lo cual incomoda al corregir un documento.


Funciones

  • Fuentes (incluye Arial, Calibri, Courier, Tahoma, Times New Roman)
  • Formato de fuentes (negrita, cursiva, subrayado, tachado)
  • Formato de párrafos (alineación, sangrías, interlineado, espacio entre párrafos)
  • Viñetas (incluye numéricas y multinivel)
  • Buscar y reemplazar texto.
  • Conteo de palabras, caracteres y párrafos
  • Abrir en Pages
  • Grabar en Evernote, DropBox, Worldox

¿Qué no se visualiza en la migración de un .docx?

  • Control de cambios (se aceptan los cambios automáticamente)
  • Las autoformas (figuras geométricas, llamadas, etc)
  • Tabulaciones con puntos
  • Numeración de página
  • Las notas al pie de página y las notas al final del documento se visualizan como comentario

Foto: Leon Lee (CC BY-NC-ND)

Tablets para abogados: ¿me conviene comprar una?

iPad

Hace unos días me topé con unos amigos en el ascensor de regreso a mi oficina y me veían revisar en mi iPad unas anotaciones manuscritas que había tomado en una reunión. Me preguntaban si realmente era útil un dispositivo como éste para el trabajo diario o si, por el contrario, se trataba de un juguete con escasa utilidad profesional.

Antes que nada, creo conveniente delimitar los alcances de una herramienta como ésta a fin de evitar generar falsas expectativas. Una tablet debe ser concebida, desde mi punto de vista, para un trabajo ligero propio de alguien que se movilice con frecuencia, que requiera acceder a información rápidamente y que desee aprovechar esos tiempos «muertos” (mientras espera que se inicie una reunión, en el break de una conferencia o en el taxi camino a casa). Digamos que es el perfecto asistente portátil, ligero, rápido, práctico y hasta entretenido.

Pero también es verdad que me he topado con ciertas dificultades al redactar documentos extensos porque el teclado táctil es algo incómodo; al abrir un documento de Word no he visualizado los comentarios y algunas fórmulas de Excel tampoco pasan; o la limitación de imprimir desde una impresora convencional (no inalámbrica). Y es que los pequeños programas o aplicaciones de estos dispositivos móviles no traen las mismas funcionalidades que los de una computadora o laptop, imagino que por razones de espacio, velocidad y precio.

Sin embargo, quienes lo compramos tenemos claro el uso que les vamos a dar, concentrándonos más bien en la potencialidad de la herramienta. Por ejemplo, en el sector legal norteamericano, American Bar Association y el ILTA (International Legal Technology Association) reportan el incremento del uso de estos equipos. Y cada vez hay más testimonios u opiniones que este dispositivo, bien utilizado, puede llegar a elevar la productividad de los abogados.

¿Entonces me cambio?

Una tablet no reemplaza a una laptop, sino que la complementa en aquellos casos donde ésta resulta incómoda por el peso y tamaño o cuando se requiere acceder a información de manera inmediata. Tampoco pienso que la preferencia entre marca radique en el hardware, como muchos pretenden al comparar tamaño, peso o grosor; sino más bien en la oferta de aplicaciones (y, hay que reconocerlo, Apple tiene una ventaja importante).

Estamos como cuando aparecieron computadoras y laptops, cuestionando la utilidad que estos equipos pudiesen prestarle al abogado. Ahora nadie duda que es poco práctico mantener cientos de tomos legislativos cuando podemos consultarlos desde una base de datos. Igual sucede con las tablets: en lugar de cargar pesados expedientes, imprimir decenas de hojas, llevar códigos, cuadernos o blocks de notas camino al juzgado, sólo basta llevar un iPad bajo el brazo o dentro de la cartera.

No sólo eso, aplicaciones de oficina como el iManage o Worldox nos garantizan que podamos acceder a nuestros documentos mientras disfrutamos de un café fuera de la oficina. Agregamos anotaciones al PDF con GoodReader o iAnnotate y lo volvemos a guardar en la red para que otros accedan a él. En una reunión con clientes tomaremos apuntes a mano con Noteshelf o Penultimate, dibujando tal vez alguna fórmula o un plano que podamos editar en conjunto y en tiempo real, a través de una conferencia web, con GoToMeeting o WebEx. Y, de regreso, no nos perderemos las últimas noticias escuchando radio o leyendo noticias (Flipboard) en el taxi de regreso.

Así como estas, existen miles de aplicaciones “productivas” que los programadores van desarrollando a la par con las de entretenimiento, recomendadas por cientos de páginas web especializadas. Por lo tanto, no lo duden, ¡las tablets han llegado para quedarse!

Escribir un blog siendo estudiante

He escrito este blog durante buena parte de mi carrera universitaria. Cuando lo empecé, hace tres años, nunca imaginé la forma en que estaría vinculado a mi desarrollo profesional. Escribir un blog académico siendo estudiante ha sido la actividad extra curricular más satisfactoria en la que he podido embarcarme y se la recomendaría a cualquiera, sin importar su especialidad o habilidades previas. Ya sé que la mayoría de estudiantes se creen demasiado ocupados para llevar un blog, tratando de repartir su tiempo entre las prácticas y la universidad. Este es un intento de convencerlos de que vale la pena intentarlo.

Los abogados escribimos mucho (y muy mal). Sin embargo, la mayoría de espacios en los que escribimos se nos presentan supuestamente definidos. Heredamos los lenguajes rimbombantes para “instar a la contraparte a ponerse a derecho” o “hacer extensivos nuestros sentimientos de la más elevada consideración y estima”. Pero, un día, no sabemos con qué lenguaje escribirle un correo electrónico a un cliente o redactar un ayuda memoria para alguien que no es abogado. En la carrera escribimos mucho pero aprendemos muy poco a escribir, porque pretendemos “heredar” la plantilla de como creemos que escriben los abogados. Nuestros trabajos académicos son un pastiche de citas mal parafraseadas y de estilos. Al terminar la carrera, tenemos pocas herramientas para escribir un texto desde cero.

Escribir un blog es una forma de aprender a escribir. Nos obliga a plantearnos un nuevo tipo de comunicación donde es necesario, además de buena ortografía y gramática, contar una historia y contarla bien. Nos enseña a desarrollar una escritura formal y directa, a ser cautelosos con la estructura y a cuidarnos de no aburrir a nadie. Si bien el lenguaje de un blog académico debe de respetar la rigurosidad de un trabajo académico, necesita de la sencillez de un artículo periodístico. Escribir un blog nos puede enseñar a despojarnos de las fórmulas de los abogados soporíferos, a encontrar una voz, a perderle el miedo a hablar en primera persona, a equivocarnos y a reconocer la importancia de comunicar un mensaje claro en cada escrito, correo o informe.

Tengo amigos que me dicen que les gustan materias como el Derecho Internacional Humanitario o el Derecho Genético, pero que se sienten frustrados porque no existen sitios donde puedan practicar. Yo les digo que lean blogs y consideren abrir uno. Escribir un blog es una forma de especializarse, investigando y escribiendo sobre lo que nos gusta. Como estudiante, llevar un blog me permitió investigar y aprender cosas que nunca hubiese aprendido en clase ni en el trabajo. Me obligó a ordenar lo investigado y a formar una opinión coherente sobre el tema que sigo. Gracias a Internet, uno puede estar lo suficientemente actualizado como para llevar un blog de noticias, de apuntes o de opinión sobre casi cualquier materia por más oscura que sea. Es más, escribir un blog puede otorgarnos cierta visibilidad como profesionales en nuestra área y ello puede devenir en ofertas académicas o de empleo.

Tener un blog me está enseñando a desarrollar una voz propia a la hora de escribir. Se sorprenderían de la cantidad de textos jurídicos que parecen escritos por la misma persona, atiborrados de frases hechas y cuyo contenido está perdido entre sus legalismos. Creo que, en mi caso, escribir un blog con cierta regularidad ha contribuido al desarrollo de mis competencias profesionales como ningún otro trabajo. Además, me ha permitido conocer a muchas personas interesadas en los mismos temas que yo. Por eso, les recomiendo abrir un blog y asumir el reto de mantenerlo.

Esta entrada se publica con ocasión del Blog Day 2011, que se celebra mundialmente el 31 de agosto de todos los años. Siguiendo el espíritu del año anterior, les recomiendo cinco nuevos blogs sobre derecho que he conocido el último año (en ningún orden): Respeto x Respeto, Perú Consume, El Blog de Guillermo Cabieses, Lex Digital, y Con Derechos Reservados.

Información corporativa: ¿capital o carga? (II)

En la primera parte de esta entrada, describimos cómo a pesar de las numerosas herramientas existentes los documentos electrónicos se archivan en espacios de información independientes, veremos ahora cuales son las ventajas operativas de un DMS.

SACÁNDOLE PROVECHO A LA INVERSIÓN

Me viene a la memoria un artículo escrito por Miguel Morachimo (aquí) en el que se preguntaba si las innovaciones tecnológicas incorporadas a la práctica legal realmente aumentaban la productividad. Uno de sus postulados era lo complicado que resulta realizar una medición en este sentido porque sus evidencias no siempre se presentan en forma tangible.

Podemos entender el término “productividad” como un indicador de eficiencia, es decir, el hecho de conseguir un resultado deseado en el menor tiempo posible, o cuando utilizando los mismos recursos, obtenemos una mayor rentabilidad.

En un estudio de abogados se tienen como recursos la información y el tiempo que el profesional dedica a un caso. Los minutos se traducen en un costo que deberá asumir el cliente que solicitó el encargo. Mientras más tiempo tomemos en resolver un tema, más deberá pagar el cliente. Y en un mercado tan competitivo como el legal, la eficiencia es cada vez una característica esencial.

En este sentido, lograr reducir los tiempos de acceso y recuperación de las fuentes de consulta permitiría elaborar un documento en menos tiempo y, por lo tanto, reducir nuestros costos de producción. Si elaborar un informe sobre un tema puede tomarnos cuatro horas; ubicando uno similar en la base documental del estudio para usarlo como modelo podría tomar menos de la mitad.

Por otro lado, imaginemos que un abogado que dedica 10 horas diarias al trabajo legal destine tan sólo 10 minutos diarios a buscar un solo documento, consumiría cinco horas al mes. Si el valor de la hora facturable de un profesional promedio es, digamos, US$ 100 dólares, estaríamos hablando de US$ 500 dólares mensuales o US$ 6,000 dólares al año que costaría esta actividad. Multiplicando por el número de abogados que integran un estudio, el monto sería significativo.

Coincido con Miguel en que la tecnología por sí sola no es suficiente. Tras ella debe haber un sistema que sirva de base a su existencia, que la moldee; además de capital humano que explote la información para transformarla en conocimiento puesto a disposición de los integrantes de la oficina. Ese será el verdadero valor agregado que marcará la diferencia respecto a un competidor que implemente sólo el software.

VENTAJAS OPERATIVAS DE UN DMS

Centralización y orden.- Una de las características de un Document Management System (DMS) es su obligatoriedad, por lo que todos deberán guardar sus documentos utilizando esta herramienta. De esta forma aseguramos que toda la documentación se encuentre disponible para todos los integrantes de la oficina.

Integración con el correo electrónico.- Es práctica común ordenar dentro de la aplicación de correo electrónico nuestros mensajes (por fechas, clientes, personas, etc), como si se tratase de un DMS. El problema es que el correo es individual, y lo que guardemos en él no será de acceso público. Si el destinatario de los mensajes se encuentra fuera de la oficina, sea por vacaciones, enfermedad o cualquier otro motivo, los demás no tendremos acceso esa información de trabajo.

Confidencialidad.- Es posible proteger documentos para que no puedan modificarse (sólo de lectura), ocultar documentos e inclusive, crear las llamadas «chinese walls» o «ethical walls» (accesos restringidos a ciertas carpetas para determinadas personas).

Seguridad.- El sistema registra el historial de eventos realizados sobre los documentos: autor, quiénes y cuándo accedieron a él, editaron, imprimieron, copiaron, movieron y hasta borraron. También casos de extracción de documentos: copias a memorias usb o discos duros externos.

Trabajo en equipo.- Gracias a un DMS contamos con una base de conocimiento que nos permite acceder a documentos que servirán como fuente de consulta: modelos de contratos, informes, opiniones legales, etc. Sabremos cuáles han sido los últimos documentos preparados para determinado asunto; quiénes y cuándo los crearon; si se enviaron por email y las respectivas respuestas y réplicas vinculadas al mensaje, etc.

Búsquedas avanzadas.- Dispone de un motor de indexación que agrega a su base de datos las palabras del contenido de un documento, lo cual permite buscar por palabras dentro del texto del documento y recibir el resultado en pocos segundos.

Rastrear el documento.- Cada documento contiene un pie de página que permitirá ubicar la versión electrónica a partir de la impresa en papel. De esta forma no necesitaremos escanear un documento a fin de modificarlo con el procesador de texto.

Mirroring.- Los usuarios de laptops disponen de una copia automática en sus discos duros de aquella documentación que hayan estado trabajando en la red, lo cual permitirá seguir trabajándola aun cuando se encuentren fuera de la oficina. Lo interesante, además, es que una vez conectados a la red local, el sistema actualizará automáticamente los cambios realizados en la versión original.

Versionamiento.- Pueden generarse cientos de versiones de un documento a fin de conservar su evolución. La ventaja de esta funcionalidad es que esas versiones se guardan vinculadas al mismo documento principal, lo cual evita que por error se trabaje en una versión que no sea la última.

Información corporativa: ¿capital o carga? (I)

Sin importar el tamaño o el tipo de organización de la que seamos parte, la generación de documentos es algo que nunca termina de ocurrir. Recibimos, producimos y almacenamos tal cantidad de información que se hace trabajoso encontrar rápidamente lo que necesitamos, más aún cuando carecemos de algún sistema de organización o, en el mejor de los casos, cuando lidiamos con varios de ellos, cada cual inspirado en criterios netamente personales (islas de información).

Islas de Información

Antes de la era informática cada persona guardaba sus documentos en sus oficinas, bajo su propio orden y dominio. En la actualidad, a pesar de contar con las ventajas que la tecnología nos ofrece, hemos trasladado esta misma práctica al mundo virtual: los documentos electrónicos suelen guardarse en las computadoras personales, configurándose espacios de información independientes a los que sólo el creador tiene acceso y «conoce» -a veces con suerte- cómo encontrar algún documento en particular.

Cuando se requiere un modelo de contrato o informe suele preguntarse si alguien lo ha hecho con anterioridad, dado que no existe la posibilidad de buscarlo directamente. Y, en caso los documentos se guarden en la red, éstos se encuentran organizados de acuerdo a diferentes criterios desarticulados: por creador, por tipo de documento, alfabéticamente, por fecha, por asunto, etc.

No hay forma de comunicación o puentes entre una isla y otra, ya que fueron pensadas para el ejercicio profesional individual. La consecuencia de tal desintegración es que no se llega a satisfacer una de las necesidades básicas dentro de cualquier empresa actual: trabajo en equipo.

Las claves: organización y tecnología

En el contexto actual, caracterizado por una exceso de información (Alfons Cornella ya acuñaba el término de “infoxicación” para referirse a este fenómeno a inicios de 2000) es imprescindible definir claramente estructuras de organización documental homogéneas y estandarizadas, que permitan democratizar el acceso a la información a todo nivel y de manera previsible.

Para ello debemos reconocer que existen sub sistemas de trabajo al interior de cada empresa (por ejemplo, en un estudio de abogados, además de las áreas de práctica legal, también están los departamentos de contabilidad, finanzas, centro de documentación, sistemas, etc.). Es imprescindible saber cómo usan la información en cada instancia a fin de crearles una estructura de organización acorde con sus necesidades. Parece intuitivo, pero no es muy frecuente establecer criterios homogéneos para gestionar documentos.

Siguiendo el ejemplo, dentro de estudio de abogados el área de litigios organizará su documentación en torno a los datos de sus casos (cliente, demandante, expediente, etc.), porque esos son sus criterios búsqueda y recuperación de información. Otras áreas podrán hacerlo en función a distintos parámetros: tipo de documento, cronológico, fuentes del derecho, etc.

Pero eso no es todo. Considerando la cantidad de documentos electrónicos que manejamos es igual de importante encontrar una herramienta informática capaz de reducir los tiempos de recuperación a fin de aumentar nuestra productividad (tiempos de respuesta ante un requerimiento), incentivar el trabajo en equipo (compartir el conocimiento) y darle valor agregado a nuestro trabajo. Hace varios años existen en el mercado productos diseñados pensando en el sector legal que nos pueden ayudar a este objetivo.

Document Management System (DMS)

Todos los que usamos una PC hemos configurado carpetas donde almacenamos nuestros documentos (textos, PDF, presentaciones, hojas de cálculo, videos o fotos). La diferencia entre este tipo de gestión de documentos y la de un DMS es la escala de lo que se está manejando.

Los DMS se han diseñado de forma nativa para administrar millones de documentos electrónicos, hayan sido generados internamente o desde el exterior de la organización. A diferencia de una estructura de archivos individual, un DMS gira en torno a un repositorio central desde donde se gestiona su almacenamiento, se comparte información fácilmente (gracias a sus sofisticados mecanismos de indexación y búsqueda) y se configuran mecanismos de seguridad y respaldo automático de la información.

En un DMS cada documento se guarda utilizando un formulario electrónico que contiene una serie de campos a completar (metadatos), que responderán a la estructura de organización documental previamente definida y servirán como los primeros elementos para la recuperación de información. El objetivo será que todos sepamos (o intuyamos) la posible ubicación del documento buscado a fin de encontrarlo rápidamente.

En una próxima entrega, veremos más sobre el DMS y cómo sacarle provecho.

LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (II)

La Nube

Siguiendo con el LegalTech 2010 (LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (I)), una de las novedades que pudimos apreciar fue una amplia y generalizada oferta de soluciones basadas en el Cloud Computing o simplemente llamada “la Nube”. Este nuevo término, que se agrega al cada vez más extenso lenguaje tecnológico, se refiere al paradigma que hace posible que tanto software, hardware e información puedan gestionarse fuera de la oficina y accediendo a ellos a través de Internet. Y aunque suene a algo medio desconocido diariamente hacemos uso de esta tecnología cuando publicamos fotos a través de Facebook, al revisar nuestro correo electrónico en Yahoo o al elaborar nuestros presupuestos familiares desde el Google Docs. Podemos acceder y compartir a todas estas aplicaciones sin que estén ligadas a una única computadora. Están almacenadas en un espacio virtual, accesible desde cualquier parte.

A lo largo de nuestro recorrido por LegalTech llamó nuestra atención la oferta de soluciones para “la Nube”: correo electrónico, gestión de documentos, aplicaciones para el control de tiempos y facturación, así como servicios de respaldo de información, almacenaje de data y hasta programas de dictado digital. Prácticamente todo es virtual, sólo necesitaremos computadoras o laptops, dejando atrás los sofisticados centros de cómputos y servidores.

A primera vista este nuevo modelo ofrece muchas ventajas, tanto desde el punto de vista financiero como operativo. No sería necesario adquirir o renovar hardware y software, asumiendo el costo de depreciación de los equipos obsoletos. Más bien se pagaría por un servicio “bajo demanda”, es decir, una suerte de suscripción cada vez que se contrata a un nuevo abogado o trabajador, sin necesidad de licenciamiento de software o realizar instalaciones tediosas. Se pagaría exclusivamente por el acceso a la “oficina virtual” y por el espacio en disco utilizado realmente (ya no compraríamos discos de gran capacidad pensando en el crecimiento de la información). Los sistemas de recuperación ante desastres y continuidad de servicios serían definidos por el proveedor; e, inclusive, habría mayor robustez en los mecanismos de seguridad perimetral (firewalls, antivirus, antispam, etc. pensados ya no para una sola empresa sino para un conglomerado de ellas).

Sin embargo, también existen algunas aristas sobre las cuales vale la pena reflexionar unos minutos: (1) seguridad y confidencialidad de la información: ¿quiénes tendrán acceso a mis servidores e información? ¿podrían interceptar las comunicaciones entre “la oficina virtual” y mi computadora?; (2) calidad y continuidad del servicio: ¿cómo asegurar que la conexión con el proveedor no se vea interrumpida o se degrade la velocidad de la misma?; (3) solidez del proveedor: que no vaya a quebrar o bajar la calidad del servicio; (4) planes de continuidad del negocio: ¿cuál sería el tiempo para restablecer los servicios en caso de caída de servidores o conexiones?; (5) ubicación física de los servidores: dificultad para realizar visitas de inspecciones o auditorías cuando los data centers de los proveedores se encuentran en lugares lejanos; países con políticas que no respeten la privacidad de la información de las empresas o los contratos entre empresa y proveedor; entre otros.

Consideración aparte merece analizar el mercado latinoamericano, debido a que las conexiones a través de Internet no son tan veloces como en países del primer mundo. No contar con conexiones de 10 Mbps o más no asegura una calidad de servicio óptimo como para reemplazar el data center local por uno ubicado fuera de la oficina. Y, en el mejor de los casos, si fuera posible brindar dicha conectividad, los costos se elevarían demasiado como para ser asumidos por una empresa mediana o pequeña. Asimismo, aún no se nota en el mercado (al menos, el peruano) empresas con la suficiente infraestructura tecnológica para brindar un servicio de este tipo, a gran escala, asegurando la continuidad y calidad del servicio.

¿Cómo estamos en el Sur?

Conversaba con un amigo, consultor en tecnologías, que brinda sus servicios en varios países de Latinoamérica y me comentaba que en los últimos años hemos implementado con gran éxito algunas herramientas y tecnologías utilizadas en el mercado norteamericano. No sólo en el ámbito general, por ejemplo, virtualización de servidores, telefonía IP, accesos remotos, replicación de servidores de correo, sites de contingencia, etc. Sino específicamente en el legal, razón por la cual ya no es novedad descubrir estudios de abogados con sistemas de manejo de documentos electrónicos, control de tiempos y facturación, seguimiento de procesos judiciales, etc.

Si bien es cierto muchas de las tecnologías orientadas al sector legal encontradas en Norteamérica se han podido replicar con éxito en la Región, por ejemplo, el uso de los sistemas de administración de documentos, comparadores de documentos, etc.; otras tec nologías no han tenido la misma suerte. Todos los estudios de abogados en la Región seguramente cuentan con un sistema de control de tiempos, sin embargo, el 90% de ellos usan un software hecho in-house o, en todo caso, desarrollado por empresas locales.

Pero algo que es un hecho es que la gran mayoría no está feliz con su sistema. Creo, sin temor a equivocarme que esta tecnología también puede ser replicada sin problemas regionalmente y estoy seguro que próximamente habrá más de un estudio de abogados en este lado del Continente que cuente con todos los desarrollos usados en Estados Unidos.

Ahora, ¿qué tecnologías específicamente para el sector legal hemos encontrado en Legaltech y cuáles podrían ser aplicadas a nuestros mercados latinoamericanos sin problemas? Por ejemplo, tenemos:

Esa es la pregunta del millón. Si hacemos un análisis simple de tecnologías y productos veremos que muchos de estos productos se vienen usando en Latinoamérica actualmente. No obstante, habría que realizar una evaluación más detallada de cada una de ellos y de sus potencialidades posibilidad de uso, sobre todo, considerando la cultura organizacional e infraestructura informática existentes en cada estudio de abogados.

LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (I)

Para nadie resultaría una sorpresa señalar que la información es la materia prima para el trabajo cotidiano de los abogados. La utilizamos para elaborar informes, opiniones legales, escritos judiciales, cartas y demás documentos, y para hacerlo debemos consultar no sólo las tradicionales Fuentes del Derecho (leyes, jurisprudencia y doctrina), sino también todo tipo de información que nos permita tomar mejores y oportunas decisiones.

Pero es tanta la cantidad existente que ahora el problema no es obtenerla, sino la capacidad de organizarla y procesarla a tiempo.

Gracias a la evolución de la tecnología podemos mejorar la búsqueda, recuperación, organización y análisis de la información. Podemos ofrecer mejores servicios legales utilizando herramientas de investigación como bases de datos (e.g. SPIJ, Data Legal o las extranjeras LexisNexis y Westlaw). También consultar informes y contratos aprovechando sistemas que organizan la documentación electrónica; realizar seguimientos de procesos judiciales; etc. Inclusive, gestionar mejor el área administrativa del negocio empleando sistemas para registro de tiempos y facturación.

Siendo así, el sector legal probablemente sea uno de los más importantes consumidores de tecnología, razón por la cual decidimos visitar el evento donde pudiésemos encontrar tecnología orientada específicamente a este sector. Y dónde más podría estar que en Estados Unidos, un mercado que tiene la mayor cantidad de estudios de abogados en el mundo, con un estimados de 50,000 estudios de abogados -un promedio de 1,000 por Estado-, que van desde firmas de más de 3,000 abogados hasta las que tienen no menos de 2 profesionales.

LegalTech

LegalTech es el evento de tecnología legal más importante en Estados Unidos, que se lleva a cabo en New York -durante los primeros días de febrero- y en Los Angeles, a mediados de año. Es auspiciada por ALM con el propósito de ayudar a abogados a descubrir los últimos desarrollos de la tecnología enfocada a nuestro sector.

Si bien a primera impresión pareciera que quienes reservan un espacio en LegalTech enfilan sus baterías hacia grandes empresas de cientos de abogados y decenas de oficinas, también hay soluciones menos ambiciosas y más flexibles. Existe una oferta importante para organizaciones medianas y pequeñas (categoría en la que se sitúan los estudios de abogados de la Región), que asegura la escalabilidad necesaria para aumentar funcionalidades a medida que se vaya creciendo en el tiempo.

Acorde con los avances de la tecnología en los últimos diez años los estudios de abogados han hecho enormes progresos en términos de automatización de procesos, organización de documentos electrónicos y, en líneas generales, se percibe claramente un aumento de la productividad y eficiencia como resultado del uso de la informática. Y esto se nota en eventos como estos, donde los abogados que asisten aparecen más familiarizados con las innovaciones tecnológicas y por ello se concentran más en las necesidades reales y precisas de sus organizaciones.

Y así también lo han entendido muchos proveedores, razón por la cual, al menos en esta oportunidad, se han concentrado en corregir vulnerabilidades más que promocionar nuevos lanzamientos; y la novedad, más bien, es difundir servicios de valor agregado para mejorar el rendimiento del producto y del abogado que lo utiliza (accesos remotos, movilidad, velocidad, respaldo y seguridad).

Una biblioteca en las manos

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Los abogados usualmente nos hemos caracterizado por ser una profesión que se desenvuelve rodeada de papeles, nuestro trabajo se sustenta normalmente en el uso de papeles, las pruebas de los juicios son generalmente papeles físicos. Injustamente, algunos hasta nos tildan de papelucheros sin la previa verificación de que el sistema o el mundo jurídico en los que nos desenvolvemos nos exijan guardar en papel todos los pasos que vamos dando en cualquier negocio, proceso judicial o informe.

Habemos algunos que tratamos de digitalizar nuestra actuación profesional manteniendo archivos electrónicos de nuestro trabajo pero, mientras las autoridades den mas peso al papel que a los archivos digitales, ésta será una lucha ardua. Inclusive, en el trabajo diario discrepo constantemente con colegas que aman archivar todo papel que encuentran en su camino—así sean sus propias notas—para tenerlos a la mano llegado el momento (…que nunca llega).

En ese sentido (y para efectos de este pequeño artículo), me atrevo a proponer que en nuestro discurrir diario encontramos, tentativa y preliminarmente, tres clases de documentos: (1) documentos de trabajo (incluye borradores, notas, informes, opiniones, etc.); (2) documentos con valor probatorio (incluyendo documentos emitidos por autoridades, contratos originales, cartas, tirulos valores, etc.); y, (3) documentos de consulta (incluye libros, revistas, jurisprudencia, etc.).

No es propósito de este artículo pronunciarme sobre los dos primeros pues entiendo que hay profesionales mucho mas capacitados que yo para opinar (i) sobre materia de archivo documental y las herramientas que pueden hacer que los documentos de trabajo puedan mantenerse en un formato digital que a la vez sea accesible (oportuna y eficientemente) para todos los que lo necesitan así como (ii) sobre normas, doctrina, y jurisprudencia relacionada con el valor jurídico de los documentos electrónicos y la firma digital.

En esta oportunidad quería referirme a los libros y documentos similares que el imaginario popular asocia inexorablemente con los abogados y que, queramos o no, nos acompañan muy de cerca desde nuestras épocas estudiantiles. Estos compañeros que engalanan nuestras bibliotecas y que adoramos subrayar, anotar y comentar se están acercando a su extinción o, al menos, así lo cree Jeff Bezos, el mísmisimo creador de la librería mas exitosa de la historia de la humanidad –Amazon.com.

En efecto, en estas fiestas navideñas tuvimos acceso a una noticia que, según afirman algunos videntes, sería el inicio del fin de los libros de papel y es que el Kindle batió un record y, por primera vez, los libros electrónicos opacaron a los libros de papel en las ventas de esta temporada. Conforme lo señala la sala de prensa de Amazon.com: “[…] Por primera vez, nuestros clientes compraron mas libros para Kindle que libros físicos. La tienda Kindle incluye ahora mas de 390,000 títulos y la selección más grande de los libros que la gente quiere leer […]”. Ojo, el Nook de Barnes & Noble se agotó para navidad y anunciaron que no volverían a reponerlo hasta el próximo año

Esta noticia fue comentada por algunos en twitter y se generó una pequeña (aunque ya tradicional) discusión “libro físico vs. libro electrónico” en la que ambas partes plantearon sus argumentos a favor o en contra de dichos soportes; aunque finalmente quedo claro que los libros electrónicos no tienen nada que envidiar a los libros físicos pues nos permiten hacer con ellos prácticamente todo a lo que estamos acostumbrados con éstos. Es decir, se puede leer bajo el sol, se pueden marcar páginas, hacer anotaciones, subrayar texto, comentar, etc. (sin contar aquellas cosas que sólo se pueden hacer en los electrónicos: consultar diccionario interactivo, acceder a wikipedia, descargar otros libros, etc.).

El día de hoy leo una entrevista a Bezos en la que, preguntado acerca del fin de los libros en papel, sentencia que éstos van camino a la extinción. Señala, “tu sabes que a todos nos gusta las historias de amor, la narrativa, perdernos en el mundo del autor. Esto no va a cambiar, esto va a continuar. Pero el libro físico ha tenido una existencia de 500 años. Es probablemente la tecnología mas exitosa de la historia.[…] Sin embargo, no existe tecnología, ni siquiera una tan elegante como el libro, que dure para siempre.”

En un artículo anterior, comentábamos acerca de la necesidad de que los abogados nos mantengamos actualizados con las nuevas tecnologías y aprendamos a sacar el máximo provecho de las herramientas con las que ahora contamos. Creemos que el libro electrónico será, sin duda, una de ellas así que tendremos que prepararnos tal como viene haciendo el Practicing Law Institute en Estados Unidos. En un reporte de Geeklawblog se informa que los estudios de abogados en ese país ya están entregando Kindles cargados con el National Reporter, el US Code, CFR y el Federal Register a sus abogados y paralegales. En palabras del representante del estudio “hace mas sentido permitir a nuestros abogados una biblioteca portátil al alcance de sus manos.”

El kindle ya está disponible para el Perú pero, mientras Amazon obtiene las licencias correspondientes, la biblioteca a la que podremos tener acceso es todavía limitada aunque nos prometen todos los esfuerzos para equipararla a la oferta en los Estados Unidos. Inicialmente, el browser no estará disponible en nuestro país aunque tendremos acceso a Wikipedia y podremos comprar libros online. El problema ahora es el contenido …. habrá alguien pensando en hacer disponible contenido legal peruano para facilitar nuestro trabajo???