En la primera parte de esta entrada, describimos cómo a pesar de las numerosas herramientas existentes los documentos electrónicos se archivan en espacios de información independientes, veremos ahora cuales son las ventajas operativas de un DMS.

SACÁNDOLE PROVECHO A LA INVERSIÓN

Me viene a la memoria un artículo escrito por Miguel Morachimo (aquí) en el que se preguntaba si las innovaciones tecnológicas incorporadas a la práctica legal realmente aumentaban la productividad. Uno de sus postulados era lo complicado que resulta realizar una medición en este sentido porque sus evidencias no siempre se presentan en forma tangible.

Podemos entender el término “productividad” como un indicador de eficiencia, es decir, el hecho de conseguir un resultado deseado en el menor tiempo posible, o cuando utilizando los mismos recursos, obtenemos una mayor rentabilidad.

En un estudio de abogados se tienen como recursos la información y el tiempo que el profesional dedica a un caso. Los minutos se traducen en un costo que deberá asumir el cliente que solicitó el encargo. Mientras más tiempo tomemos en resolver un tema, más deberá pagar el cliente. Y en un mercado tan competitivo como el legal, la eficiencia es cada vez una característica esencial.

En este sentido, lograr reducir los tiempos de acceso y recuperación de las fuentes de consulta permitiría elaborar un documento en menos tiempo y, por lo tanto, reducir nuestros costos de producción. Si elaborar un informe sobre un tema puede tomarnos cuatro horas; ubicando uno similar en la base documental del estudio para usarlo como modelo podría tomar menos de la mitad.

Por otro lado, imaginemos que un abogado que dedica 10 horas diarias al trabajo legal destine tan sólo 10 minutos diarios a buscar un solo documento, consumiría cinco horas al mes. Si el valor de la hora facturable de un profesional promedio es, digamos, US$ 100 dólares, estaríamos hablando de US$ 500 dólares mensuales o US$ 6,000 dólares al año que costaría esta actividad. Multiplicando por el número de abogados que integran un estudio, el monto sería significativo.

Coincido con Miguel en que la tecnología por sí sola no es suficiente. Tras ella debe haber un sistema que sirva de base a su existencia, que la moldee; además de capital humano que explote la información para transformarla en conocimiento puesto a disposición de los integrantes de la oficina. Ese será el verdadero valor agregado que marcará la diferencia respecto a un competidor que implemente sólo el software.

VENTAJAS OPERATIVAS DE UN DMS

Centralización y orden.- Una de las características de un Document Management System (DMS) es su obligatoriedad, por lo que todos deberán guardar sus documentos utilizando esta herramienta. De esta forma aseguramos que toda la documentación se encuentre disponible para todos los integrantes de la oficina.

Integración con el correo electrónico.- Es práctica común ordenar dentro de la aplicación de correo electrónico nuestros mensajes (por fechas, clientes, personas, etc), como si se tratase de un DMS. El problema es que el correo es individual, y lo que guardemos en él no será de acceso público. Si el destinatario de los mensajes se encuentra fuera de la oficina, sea por vacaciones, enfermedad o cualquier otro motivo, los demás no tendremos acceso esa información de trabajo.

Confidencialidad.- Es posible proteger documentos para que no puedan modificarse (sólo de lectura), ocultar documentos e inclusive, crear las llamadas «chinese walls» o «ethical walls» (accesos restringidos a ciertas carpetas para determinadas personas).

Seguridad.- El sistema registra el historial de eventos realizados sobre los documentos: autor, quiénes y cuándo accedieron a él, editaron, imprimieron, copiaron, movieron y hasta borraron. También casos de extracción de documentos: copias a memorias usb o discos duros externos.

Trabajo en equipo.- Gracias a un DMS contamos con una base de conocimiento que nos permite acceder a documentos que servirán como fuente de consulta: modelos de contratos, informes, opiniones legales, etc. Sabremos cuáles han sido los últimos documentos preparados para determinado asunto; quiénes y cuándo los crearon; si se enviaron por email y las respectivas respuestas y réplicas vinculadas al mensaje, etc.

Búsquedas avanzadas.- Dispone de un motor de indexación que agrega a su base de datos las palabras del contenido de un documento, lo cual permite buscar por palabras dentro del texto del documento y recibir el resultado en pocos segundos.

Rastrear el documento.- Cada documento contiene un pie de página que permitirá ubicar la versión electrónica a partir de la impresa en papel. De esta forma no necesitaremos escanear un documento a fin de modificarlo con el procesador de texto.

Mirroring.- Los usuarios de laptops disponen de una copia automática en sus discos duros de aquella documentación que hayan estado trabajando en la red, lo cual permitirá seguir trabajándola aun cuando se encuentren fuera de la oficina. Lo interesante, además, es que una vez conectados a la red local, el sistema actualizará automáticamente los cambios realizados en la versión original.

Versionamiento.- Pueden generarse cientos de versiones de un documento a fin de conservar su evolución. La ventaja de esta funcionalidad es que esas versiones se guardan vinculadas al mismo documento principal, lo cual evita que por error se trabaje en una versión que no sea la última.