Información corporativa: ¿capital o carga? (II)

En la primera parte de esta entrada, describimos cómo a pesar de las numerosas herramientas existentes los documentos electrónicos se archivan en espacios de información independientes, veremos ahora cuales son las ventajas operativas de un DMS.

SACÁNDOLE PROVECHO A LA INVERSIÓN

Me viene a la memoria un artículo escrito por Miguel Morachimo (aquí) en el que se preguntaba si las innovaciones tecnológicas incorporadas a la práctica legal realmente aumentaban la productividad. Uno de sus postulados era lo complicado que resulta realizar una medición en este sentido porque sus evidencias no siempre se presentan en forma tangible.

Podemos entender el término “productividad” como un indicador de eficiencia, es decir, el hecho de conseguir un resultado deseado en el menor tiempo posible, o cuando utilizando los mismos recursos, obtenemos una mayor rentabilidad.

En un estudio de abogados se tienen como recursos la información y el tiempo que el profesional dedica a un caso. Los minutos se traducen en un costo que deberá asumir el cliente que solicitó el encargo. Mientras más tiempo tomemos en resolver un tema, más deberá pagar el cliente. Y en un mercado tan competitivo como el legal, la eficiencia es cada vez una característica esencial.

En este sentido, lograr reducir los tiempos de acceso y recuperación de las fuentes de consulta permitiría elaborar un documento en menos tiempo y, por lo tanto, reducir nuestros costos de producción. Si elaborar un informe sobre un tema puede tomarnos cuatro horas; ubicando uno similar en la base documental del estudio para usarlo como modelo podría tomar menos de la mitad.

Por otro lado, imaginemos que un abogado que dedica 10 horas diarias al trabajo legal destine tan sólo 10 minutos diarios a buscar un solo documento, consumiría cinco horas al mes. Si el valor de la hora facturable de un profesional promedio es, digamos, US$ 100 dólares, estaríamos hablando de US$ 500 dólares mensuales o US$ 6,000 dólares al año que costaría esta actividad. Multiplicando por el número de abogados que integran un estudio, el monto sería significativo.

Coincido con Miguel en que la tecnología por sí sola no es suficiente. Tras ella debe haber un sistema que sirva de base a su existencia, que la moldee; además de capital humano que explote la información para transformarla en conocimiento puesto a disposición de los integrantes de la oficina. Ese será el verdadero valor agregado que marcará la diferencia respecto a un competidor que implemente sólo el software.

VENTAJAS OPERATIVAS DE UN DMS

Centralización y orden.- Una de las características de un Document Management System (DMS) es su obligatoriedad, por lo que todos deberán guardar sus documentos utilizando esta herramienta. De esta forma aseguramos que toda la documentación se encuentre disponible para todos los integrantes de la oficina.

Integración con el correo electrónico.- Es práctica común ordenar dentro de la aplicación de correo electrónico nuestros mensajes (por fechas, clientes, personas, etc), como si se tratase de un DMS. El problema es que el correo es individual, y lo que guardemos en él no será de acceso público. Si el destinatario de los mensajes se encuentra fuera de la oficina, sea por vacaciones, enfermedad o cualquier otro motivo, los demás no tendremos acceso esa información de trabajo.

Confidencialidad.- Es posible proteger documentos para que no puedan modificarse (sólo de lectura), ocultar documentos e inclusive, crear las llamadas «chinese walls» o «ethical walls» (accesos restringidos a ciertas carpetas para determinadas personas).

Seguridad.- El sistema registra el historial de eventos realizados sobre los documentos: autor, quiénes y cuándo accedieron a él, editaron, imprimieron, copiaron, movieron y hasta borraron. También casos de extracción de documentos: copias a memorias usb o discos duros externos.

Trabajo en equipo.- Gracias a un DMS contamos con una base de conocimiento que nos permite acceder a documentos que servirán como fuente de consulta: modelos de contratos, informes, opiniones legales, etc. Sabremos cuáles han sido los últimos documentos preparados para determinado asunto; quiénes y cuándo los crearon; si se enviaron por email y las respectivas respuestas y réplicas vinculadas al mensaje, etc.

Búsquedas avanzadas.- Dispone de un motor de indexación que agrega a su base de datos las palabras del contenido de un documento, lo cual permite buscar por palabras dentro del texto del documento y recibir el resultado en pocos segundos.

Rastrear el documento.- Cada documento contiene un pie de página que permitirá ubicar la versión electrónica a partir de la impresa en papel. De esta forma no necesitaremos escanear un documento a fin de modificarlo con el procesador de texto.

Mirroring.- Los usuarios de laptops disponen de una copia automática en sus discos duros de aquella documentación que hayan estado trabajando en la red, lo cual permitirá seguir trabajándola aun cuando se encuentren fuera de la oficina. Lo interesante, además, es que una vez conectados a la red local, el sistema actualizará automáticamente los cambios realizados en la versión original.

Versionamiento.- Pueden generarse cientos de versiones de un documento a fin de conservar su evolución. La ventaja de esta funcionalidad es que esas versiones se guardan vinculadas al mismo documento principal, lo cual evita que por error se trabaje en una versión que no sea la última.

Información corporativa: ¿capital o carga? (I)

Sin importar el tamaño o el tipo de organización de la que seamos parte, la generación de documentos es algo que nunca termina de ocurrir. Recibimos, producimos y almacenamos tal cantidad de información que se hace trabajoso encontrar rápidamente lo que necesitamos, más aún cuando carecemos de algún sistema de organización o, en el mejor de los casos, cuando lidiamos con varios de ellos, cada cual inspirado en criterios netamente personales (islas de información).

Islas de Información

Antes de la era informática cada persona guardaba sus documentos en sus oficinas, bajo su propio orden y dominio. En la actualidad, a pesar de contar con las ventajas que la tecnología nos ofrece, hemos trasladado esta misma práctica al mundo virtual: los documentos electrónicos suelen guardarse en las computadoras personales, configurándose espacios de información independientes a los que sólo el creador tiene acceso y «conoce» -a veces con suerte- cómo encontrar algún documento en particular.

Cuando se requiere un modelo de contrato o informe suele preguntarse si alguien lo ha hecho con anterioridad, dado que no existe la posibilidad de buscarlo directamente. Y, en caso los documentos se guarden en la red, éstos se encuentran organizados de acuerdo a diferentes criterios desarticulados: por creador, por tipo de documento, alfabéticamente, por fecha, por asunto, etc.

No hay forma de comunicación o puentes entre una isla y otra, ya que fueron pensadas para el ejercicio profesional individual. La consecuencia de tal desintegración es que no se llega a satisfacer una de las necesidades básicas dentro de cualquier empresa actual: trabajo en equipo.

Las claves: organización y tecnología

En el contexto actual, caracterizado por una exceso de información (Alfons Cornella ya acuñaba el término de “infoxicación” para referirse a este fenómeno a inicios de 2000) es imprescindible definir claramente estructuras de organización documental homogéneas y estandarizadas, que permitan democratizar el acceso a la información a todo nivel y de manera previsible.

Para ello debemos reconocer que existen sub sistemas de trabajo al interior de cada empresa (por ejemplo, en un estudio de abogados, además de las áreas de práctica legal, también están los departamentos de contabilidad, finanzas, centro de documentación, sistemas, etc.). Es imprescindible saber cómo usan la información en cada instancia a fin de crearles una estructura de organización acorde con sus necesidades. Parece intuitivo, pero no es muy frecuente establecer criterios homogéneos para gestionar documentos.

Siguiendo el ejemplo, dentro de estudio de abogados el área de litigios organizará su documentación en torno a los datos de sus casos (cliente, demandante, expediente, etc.), porque esos son sus criterios búsqueda y recuperación de información. Otras áreas podrán hacerlo en función a distintos parámetros: tipo de documento, cronológico, fuentes del derecho, etc.

Pero eso no es todo. Considerando la cantidad de documentos electrónicos que manejamos es igual de importante encontrar una herramienta informática capaz de reducir los tiempos de recuperación a fin de aumentar nuestra productividad (tiempos de respuesta ante un requerimiento), incentivar el trabajo en equipo (compartir el conocimiento) y darle valor agregado a nuestro trabajo. Hace varios años existen en el mercado productos diseñados pensando en el sector legal que nos pueden ayudar a este objetivo.

Document Management System (DMS)

Todos los que usamos una PC hemos configurado carpetas donde almacenamos nuestros documentos (textos, PDF, presentaciones, hojas de cálculo, videos o fotos). La diferencia entre este tipo de gestión de documentos y la de un DMS es la escala de lo que se está manejando.

Los DMS se han diseñado de forma nativa para administrar millones de documentos electrónicos, hayan sido generados internamente o desde el exterior de la organización. A diferencia de una estructura de archivos individual, un DMS gira en torno a un repositorio central desde donde se gestiona su almacenamiento, se comparte información fácilmente (gracias a sus sofisticados mecanismos de indexación y búsqueda) y se configuran mecanismos de seguridad y respaldo automático de la información.

En un DMS cada documento se guarda utilizando un formulario electrónico que contiene una serie de campos a completar (metadatos), que responderán a la estructura de organización documental previamente definida y servirán como los primeros elementos para la recuperación de información. El objetivo será que todos sepamos (o intuyamos) la posible ubicación del documento buscado a fin de encontrarlo rápidamente.

En una próxima entrega, veremos más sobre el DMS y cómo sacarle provecho.

LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (II)

La Nube

Siguiendo con el LegalTech 2010 (LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (I)), una de las novedades que pudimos apreciar fue una amplia y generalizada oferta de soluciones basadas en el Cloud Computing o simplemente llamada “la Nube”. Este nuevo término, que se agrega al cada vez más extenso lenguaje tecnológico, se refiere al paradigma que hace posible que tanto software, hardware e información puedan gestionarse fuera de la oficina y accediendo a ellos a través de Internet. Y aunque suene a algo medio desconocido diariamente hacemos uso de esta tecnología cuando publicamos fotos a través de Facebook, al revisar nuestro correo electrónico en Yahoo o al elaborar nuestros presupuestos familiares desde el Google Docs. Podemos acceder y compartir a todas estas aplicaciones sin que estén ligadas a una única computadora. Están almacenadas en un espacio virtual, accesible desde cualquier parte.

A lo largo de nuestro recorrido por LegalTech llamó nuestra atención la oferta de soluciones para “la Nube”: correo electrónico, gestión de documentos, aplicaciones para el control de tiempos y facturación, así como servicios de respaldo de información, almacenaje de data y hasta programas de dictado digital. Prácticamente todo es virtual, sólo necesitaremos computadoras o laptops, dejando atrás los sofisticados centros de cómputos y servidores.

A primera vista este nuevo modelo ofrece muchas ventajas, tanto desde el punto de vista financiero como operativo. No sería necesario adquirir o renovar hardware y software, asumiendo el costo de depreciación de los equipos obsoletos. Más bien se pagaría por un servicio “bajo demanda”, es decir, una suerte de suscripción cada vez que se contrata a un nuevo abogado o trabajador, sin necesidad de licenciamiento de software o realizar instalaciones tediosas. Se pagaría exclusivamente por el acceso a la “oficina virtual” y por el espacio en disco utilizado realmente (ya no compraríamos discos de gran capacidad pensando en el crecimiento de la información). Los sistemas de recuperación ante desastres y continuidad de servicios serían definidos por el proveedor; e, inclusive, habría mayor robustez en los mecanismos de seguridad perimetral (firewalls, antivirus, antispam, etc. pensados ya no para una sola empresa sino para un conglomerado de ellas).

Sin embargo, también existen algunas aristas sobre las cuales vale la pena reflexionar unos minutos: (1) seguridad y confidencialidad de la información: ¿quiénes tendrán acceso a mis servidores e información? ¿podrían interceptar las comunicaciones entre “la oficina virtual” y mi computadora?; (2) calidad y continuidad del servicio: ¿cómo asegurar que la conexión con el proveedor no se vea interrumpida o se degrade la velocidad de la misma?; (3) solidez del proveedor: que no vaya a quebrar o bajar la calidad del servicio; (4) planes de continuidad del negocio: ¿cuál sería el tiempo para restablecer los servicios en caso de caída de servidores o conexiones?; (5) ubicación física de los servidores: dificultad para realizar visitas de inspecciones o auditorías cuando los data centers de los proveedores se encuentran en lugares lejanos; países con políticas que no respeten la privacidad de la información de las empresas o los contratos entre empresa y proveedor; entre otros.

Consideración aparte merece analizar el mercado latinoamericano, debido a que las conexiones a través de Internet no son tan veloces como en países del primer mundo. No contar con conexiones de 10 Mbps o más no asegura una calidad de servicio óptimo como para reemplazar el data center local por uno ubicado fuera de la oficina. Y, en el mejor de los casos, si fuera posible brindar dicha conectividad, los costos se elevarían demasiado como para ser asumidos por una empresa mediana o pequeña. Asimismo, aún no se nota en el mercado (al menos, el peruano) empresas con la suficiente infraestructura tecnológica para brindar un servicio de este tipo, a gran escala, asegurando la continuidad y calidad del servicio.

¿Cómo estamos en el Sur?

Conversaba con un amigo, consultor en tecnologías, que brinda sus servicios en varios países de Latinoamérica y me comentaba que en los últimos años hemos implementado con gran éxito algunas herramientas y tecnologías utilizadas en el mercado norteamericano. No sólo en el ámbito general, por ejemplo, virtualización de servidores, telefonía IP, accesos remotos, replicación de servidores de correo, sites de contingencia, etc. Sino específicamente en el legal, razón por la cual ya no es novedad descubrir estudios de abogados con sistemas de manejo de documentos electrónicos, control de tiempos y facturación, seguimiento de procesos judiciales, etc.

Si bien es cierto muchas de las tecnologías orientadas al sector legal encontradas en Norteamérica se han podido replicar con éxito en la Región, por ejemplo, el uso de los sistemas de administración de documentos, comparadores de documentos, etc.; otras tec nologías no han tenido la misma suerte. Todos los estudios de abogados en la Región seguramente cuentan con un sistema de control de tiempos, sin embargo, el 90% de ellos usan un software hecho in-house o, en todo caso, desarrollado por empresas locales.

Pero algo que es un hecho es que la gran mayoría no está feliz con su sistema. Creo, sin temor a equivocarme que esta tecnología también puede ser replicada sin problemas regionalmente y estoy seguro que próximamente habrá más de un estudio de abogados en este lado del Continente que cuente con todos los desarrollos usados en Estados Unidos.

Ahora, ¿qué tecnologías específicamente para el sector legal hemos encontrado en Legaltech y cuáles podrían ser aplicadas a nuestros mercados latinoamericanos sin problemas? Por ejemplo, tenemos:

Administración de documentos: Interwoven, Worldox, OpenText.
Comparación de documentos: WorkShare DeltaView, iRedLine, WorkShare Pro.
Digitalización y captura de documentos: Omtool y eCopy.
Administración de Metadata: WorkShare Protect, iScrub, Metadata Assistant.
Conversión a PDF: PDF995, DocsCorp, Nuance PDF Converter, Adobe y Litera
CRM para legal: LexisNexis InterAction y Client Profiles
Tiempos y facturación: LexisNexis TimeMatters, Elite, Tabs3, RainMaker y Aderant.
Dictado: WinScribe y Dragon Speaking.
Plantillas: Innova, MacPac y Hotdocs.

Esa es la pregunta del millón. Si hacemos un análisis simple de tecnologías y productos veremos que muchos de estos productos se vienen usando en Latinoamérica actualmente. No obstante, habría que realizar una evaluación más detallada de cada una de ellos y de sus potencialidades posibilidad de uso, sobre todo, considerando la cultura organizacional e infraestructura informática existentes en cada estudio de abogados.

LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (I)

Para nadie resultaría una sorpresa señalar que la información es la materia prima para el trabajo cotidiano de los abogados. La utilizamos para elaborar informes, opiniones legales, escritos judiciales, cartas y demás documentos, y para hacerlo debemos consultar no sólo las tradicionales Fuentes del Derecho (leyes, jurisprudencia y doctrina), sino también todo tipo de información que nos permita tomar mejores y oportunas decisiones.

Pero es tanta la cantidad existente que ahora el problema no es obtenerla, sino la capacidad de organizarla y procesarla a tiempo.

Gracias a la evolución de la tecnología podemos mejorar la búsqueda, recuperación, organización y análisis de la información. Podemos ofrecer mejores servicios legales utilizando herramientas de investigación como bases de datos (e.g. SPIJ, Data Legal o las extranjeras LexisNexis y Westlaw). También consultar informes y contratos aprovechando sistemas que organizan la documentación electrónica; realizar seguimientos de procesos judiciales; etc. Inclusive, gestionar mejor el área administrativa del negocio empleando sistemas para registro de tiempos y facturación.

Siendo así, el sector legal probablemente sea uno de los más importantes consumidores de tecnología, razón por la cual decidimos visitar el evento donde pudiésemos encontrar tecnología orientada específicamente a este sector. Y dónde más podría estar que en Estados Unidos, un mercado que tiene la mayor cantidad de estudios de abogados en el mundo, con un estimados de 50,000 estudios de abogados -un promedio de 1,000 por Estado-, que van desde firmas de más de 3,000 abogados hasta las que tienen no menos de 2 profesionales.

LegalTech

LegalTech es el evento de tecnología legal más importante en Estados Unidos, que se lleva a cabo en New York -durante los primeros días de febrero- y en Los Angeles, a mediados de año. Es auspiciada por ALM con el propósito de ayudar a abogados a descubrir los últimos desarrollos de la tecnología enfocada a nuestro sector.

Si bien a primera impresión pareciera que quienes reservan un espacio en LegalTech enfilan sus baterías hacia grandes empresas de cientos de abogados y decenas de oficinas, también hay soluciones menos ambiciosas y más flexibles. Existe una oferta importante para organizaciones medianas y pequeñas (categoría en la que se sitúan los estudios de abogados de la Región), que asegura la escalabilidad necesaria para aumentar funcionalidades a medida que se vaya creciendo en el tiempo.

Acorde con los avances de la tecnología en los últimos diez años los estudios de abogados han hecho enormes progresos en términos de automatización de procesos, organización de documentos electrónicos y, en líneas generales, se percibe claramente un aumento de la productividad y eficiencia como resultado del uso de la informática. Y esto se nota en eventos como estos, donde los abogados que asisten aparecen más familiarizados con las innovaciones tecnológicas y por ello se concentran más en las necesidades reales y precisas de sus organizaciones.

Y así también lo han entendido muchos proveedores, razón por la cual, al menos en esta oportunidad, se han concentrado en corregir vulnerabilidades más que promocionar nuevos lanzamientos; y la novedad, más bien, es difundir servicios de valor agregado para mejorar el rendimiento del producto y del abogado que lo utiliza (accesos remotos, movilidad, velocidad, respaldo y seguridad).

Abogados y tecnología (I)

La tecnología y el Derecho no ha ido siempre de la mano. Sin embargo ante el creciente desarrollo de la primera, los abogados nos hemos visto en la necesidad de hacer uso de la informática para distintas actividades que van desde hacer más eficiente nuestro trabajo hasta vincularnos y ofrecer nuestros servicios de una manera más atractiva y moderna que se distancia positivamente (aunque aún a regañadientes) del tradicional conservadurismo y formalidad propia de la profesión. Todo ello gracias a innovadoras soluciones de informática jurídica que cada vez se convierten en herramientas imprescindibles para poder trabajar y a la generación de nuevos espacios dentro de Internet que nos abren inmejorables oportunidades de networking y branding de servicios. A continuación comentamos algunas de estas nuevas posibilidades que la tecnología ofrece al Derecho.

1. De la «máquina» a la «compu». Probablemente resulte siendo una aventura arqueológica interesante, lo cierto es que cada vez resulta mucho más dificil encontrar una máquina de escribir en un estudio de abogados. El avance tecnológico por poco deja sin nombre a la maquina de escribir y la convierte en la «computadora sin pantalla». Sin embargo, al margen del hardware, es importante apreciar las grandes ventajas que se obtienen con la diversa cantidad de software disponible para facilitar la labor de procesamiento de la información. Así cada vez que queremos una norma antes de irnos a la versión impresa del Diario Oficial «El Peruano» preferiremos ir al Sistema Peruano de Informática Jurídica (más conocido como SPIJ). Si nos interesa comparar documentos podemos utilizar diversos programas que nos permiten en cuestión de segundos detectar los cambios en uno respecto del otro. En este terreno de la informática jurídica hay mucho tramo por recorrer. Veamos que ocurre en la nube de Internet.

2. Paginas web y blogs. No es novedad que las redes sociales como Facebook, LinkedIn, Hi5, Orkut, MySpace, entre otras se perfilan como el nuevo «boom» de Internet. Sin embargo existe una tendencia hacia la creación de redes sociales verticales, es decir, redes sociales más especializadas. La pregunta siguiente es ¿cómo nos movemos los abogados en estos nuevos espacios creados por la red? Recientemente tomé conocimiento de la creación de una nueva red social que viene dando qué hablar. Su nombre es Lawyrs y pretende hacer una dura competencia a LinkedIn. Lawyrs es una red social exclusivamente para estudiantes de Derecho, firms de abogados y abogados independientes.

Como indica Jon Hdez «En Lawrys no encontraremos ningún funcionalidad fuera de lo normal, salvo la posibilidad de añadir publicaciones al perfil de usuario y el apartado tipo Menéame para el envío y votación de noticias relacionadas con la profesión, siendo el resto las típicas de creación de grupos afines, gestión de contactos, envío de mensajes y búsqueda de personas.

Otro caso interesante es el de Lawlink, red social de abogados que ha apostado por un interesante producto que, en tiempos de crisis, se presenta como una solución interesante para estudiantes de Derecho con interés en impulsar su carrera profesional y en ponerse en contacto con abogados de distintas especialidades. Un detalle de las funcionalidades de este nuevo servicio puede consultarse aquí.

Es interesante ver como, aunque de manera lenta y progresiva, el Derecho comienza a verse atraido por las bondades que ofrecen las nuevas tecnologías no sólo en materia de procesamiento de la información sino además respecto de aquellas que brinda Internet para el posicionamiento y contacto de potenciales clientes y oportunidades de trabajo. Seguiremos investigando sobre el tema.