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Necesito editar documentos en mi iPad, ¿qué aplicación compro?


Lo primero que hay que dejar claro es que no hay aplicación en las tablets que permita migrar al 100% un documento desde Microsoft Word. Siempre existirán errores, así que a aquellos que quieren tener un control completo de sus documentos en su iPad tendrán que esperar a que Microsoft lance su aplicación.

La oferta para procesadores de texto es larga la AppStore: Pages, Documents To Go, Quickoffice, Office2 HD, entre otras. Sin embargo, he elegido los que considero más útiles por (1) el resultado cuando abrimos un .docx; y (2) lo intuitivo para crear documentos en el iPad.

Como ya lo señalé, utilizar una tablet para redactar documentos complejos no es muy buena idea. Si no tienen otra opción, mi primera sugerencia sería comprar un teclado externo. La segunda, si son de los que van editando a cada instante, asegurarse que el programa se conecte con repositorios externos (DropBox, Box.net, o similares servicios de cloud storage).

Entonces, ¿qué comprar? Mi primera opción es Documents to Go, si van a editar muchos documentos de Word creados en sus computadoras. Pero si van a redactar desde el iPad para luego continuar en sus PC, vayan por Pages. No siendo muy caros, recomendaría instalar ambos.

Pages (US$ 9.99)

Es el procesador nativo de iPad y en verdad coincido con quienes lo califican como el mejor, siempre que iniciemos la redacción en él. No sólo posee una presentación elegante,  sino que la ubicación de la barra de herramientas facilita la escritura.

Sin embargo, como toda aplicación para tablets, no está exenta de limitaciones: la compatibilidad para abrir un .docx no es muy buena (mejor resultados ofrece Documents to Go).  Tampoco permite guardar en DropBox, Box.net o GoogleDocs, así que sólo queda utilizar el iWork, el iTunes o el correo electrónico.


Funciones

  • Fuentes (tiene más de 50 tipos)
  • Formato de fuentes (negrita, cursiva, subrayado, tachado)
  • Estilo de párrafo (título, subtítulo, etc)
  • Formato de párrafo (alineación, sangrías, columnas, interlineado)
  • Viñetas
  • Insertar imágenes, tablas, gráficos o figuras
  • Agregar encabezados y pie de páginas
  • Cambiar ancho y alto de la página (A4 y Carta)
  • Contador de palabras
  • Buscar y reemplazar palabras
  • Ortografía
  • Opciones de envío, sea en formato PDF, Word o el original (.pages)

¿Qué no se visualiza en la migración de un .docx?

  • Control de cambios (los cambios aparecen aceptados automáticamente)
  • Hipervínculos internos
  • Tabulaciones con puntos
  • Notas al pie de página y notas al final del documento se fusionan y se visualizan al fin.

Documents To Go (US$ 9.99 y US$ 16.99)

Esta aplicación no solo sirve para editar documentos de Word, sino también los Excel y Power Point (este último solo disponible con la versión Premium).

Supera de lejos a Pages para trabajar documentos creados originalmente en Word que contengan muchos formatos (comentarios, control de cambios, etc). Si bien hay algunas funcionalidades que no pasan, el resultado es bueno. Dispone de una versión para Windows que permite sincronizar los documentos trabajados entre los dispositivos móviles y la laptop (vía wireless). Además, lo mejor es que la versión Premiun permite almacenar y sincronizar con nuestra cuenta de DropBox, Box.net, GoogleDocs y otros.

Sin embargo, la principal crítica que recibe esta aplicación es que la versión para el iPad es la misma que para el iPhone, aunque adecuada a una pantalla más grande. La ubicación de barra de herramientas (en la parte inferior de la pantalla) queda oculta cuando activamos el teclado, lo cual incomoda al corregir un documento.


Funciones

  • Fuentes (incluye Arial, Calibri, Courier, Tahoma, Times New Roman)
  • Formato de fuentes (negrita, cursiva, subrayado, tachado)
  • Formato de párrafos (alineación, sangrías, interlineado, espacio entre párrafos)
  • Viñetas (incluye numéricas y multinivel)
  • Buscar y reemplazar texto.
  • Conteo de palabras, caracteres y párrafos
  • Abrir en Pages
  • Grabar en Evernote, DropBox, Worldox

¿Qué no se visualiza en la migración de un .docx?

  • Control de cambios (se aceptan los cambios automáticamente)
  • Las autoformas (figuras geométricas, llamadas, etc)
  • Tabulaciones con puntos
  • Numeración de página
  • Las notas al pie de página y las notas al final del documento se visualizan como comentario

Foto: Leon Lee (CC BY-NC-ND)

Tablets para abogados: ¿me conviene comprar una?

iPad

Hace unos días me topé con unos amigos en el ascensor de regreso a mi oficina y me veían revisar en mi iPad unas anotaciones manuscritas que había tomado en una reunión. Me preguntaban si realmente era útil un dispositivo como éste para el trabajo diario o si, por el contrario, se trataba de un juguete con escasa utilidad profesional.

Antes que nada, creo conveniente delimitar los alcances de una herramienta como ésta a fin de evitar generar falsas expectativas. Una tablet debe ser concebida, desde mi punto de vista, para un trabajo ligero propio de alguien que se movilice con frecuencia, que requiera acceder a información rápidamente y que desee aprovechar esos tiempos «muertos” (mientras espera que se inicie una reunión, en el break de una conferencia o en el taxi camino a casa). Digamos que es el perfecto asistente portátil, ligero, rápido, práctico y hasta entretenido.

Pero también es verdad que me he topado con ciertas dificultades al redactar documentos extensos porque el teclado táctil es algo incómodo; al abrir un documento de Word no he visualizado los comentarios y algunas fórmulas de Excel tampoco pasan; o la limitación de imprimir desde una impresora convencional (no inalámbrica). Y es que los pequeños programas o aplicaciones de estos dispositivos móviles no traen las mismas funcionalidades que los de una computadora o laptop, imagino que por razones de espacio, velocidad y precio.

Sin embargo, quienes lo compramos tenemos claro el uso que les vamos a dar, concentrándonos más bien en la potencialidad de la herramienta. Por ejemplo, en el sector legal norteamericano, American Bar Association y el ILTA (International Legal Technology Association) reportan el incremento del uso de estos equipos. Y cada vez hay más testimonios u opiniones que este dispositivo, bien utilizado, puede llegar a elevar la productividad de los abogados.

¿Entonces me cambio?

Una tablet no reemplaza a una laptop, sino que la complementa en aquellos casos donde ésta resulta incómoda por el peso y tamaño o cuando se requiere acceder a información de manera inmediata. Tampoco pienso que la preferencia entre marca radique en el hardware, como muchos pretenden al comparar tamaño, peso o grosor; sino más bien en la oferta de aplicaciones (y, hay que reconocerlo, Apple tiene una ventaja importante).

Estamos como cuando aparecieron computadoras y laptops, cuestionando la utilidad que estos equipos pudiesen prestarle al abogado. Ahora nadie duda que es poco práctico mantener cientos de tomos legislativos cuando podemos consultarlos desde una base de datos. Igual sucede con las tablets: en lugar de cargar pesados expedientes, imprimir decenas de hojas, llevar códigos, cuadernos o blocks de notas camino al juzgado, sólo basta llevar un iPad bajo el brazo o dentro de la cartera.

No sólo eso, aplicaciones de oficina como el iManage o Worldox nos garantizan que podamos acceder a nuestros documentos mientras disfrutamos de un café fuera de la oficina. Agregamos anotaciones al PDF con GoodReader o iAnnotate y lo volvemos a guardar en la red para que otros accedan a él. En una reunión con clientes tomaremos apuntes a mano con Noteshelf o Penultimate, dibujando tal vez alguna fórmula o un plano que podamos editar en conjunto y en tiempo real, a través de una conferencia web, con GoToMeeting o WebEx. Y, de regreso, no nos perderemos las últimas noticias escuchando radio o leyendo noticias (Flipboard) en el taxi de regreso.

Así como estas, existen miles de aplicaciones “productivas” que los programadores van desarrollando a la par con las de entretenimiento, recomendadas por cientos de páginas web especializadas. Por lo tanto, no lo duden, ¡las tablets han llegado para quedarse!